Diensten: Totaal beheer

De module Totaal beheer bevat de navolgende onderdelen:

Standaard

• Het verzorgen van een complete financiële administratie.
• Het beheren van de op naam van de vereniging gestelde betaal- en/of spaarrekeningen.
• Het administreren en verwerken van mutaties in het eigenaarsregister
• Het opmaken van een eindafrekening bij eigendomsoverdracht van een appartement waarvoor bij de verkopende partij een vast bedrag in rekening wordt gebracht.
• Het op verzoek schriftelijk informeren van de voorzitter en/ of het bestuur over eigendomsoverdrachten binnen de vereniging.
• Het verstrekken van verenigingsinformatie aan nieuwe eigenaars
• Het incasseren en administreren van de door eigenaars verschuldigde maandelijkse servicebijdrage en/ of andere financiële verplichtingen betreffende de vereniging conform de vastgestelde en goedgekeurde begroting.
• Het hanteren van het jaarlijks door de ledenvergadering vastgestelde en goedgekeurde incassobesluit.
• Het verzorgen van correspondentie met betrekking tot financiële en administratieve zaken aangaande de vereniging.
• Het betalen van facturen eventueel na goedkeuring van het bestuur en/ of de kascommissie.
• Het opmaken en versturen van de balans en het exploitatieoverzicht over het afgelopen boekjaar.
• Het jaarlijks ten behoeve van de algemene ledenvergadering opstellen van een concept-begroting en het conform de splitsingsakte berekenen van de maandelijkse servicebijdrage per eigenaar.
• Vooruitlopend op de algemene ledenvergadering ter goedkeuring aan de kascommissie voorleggen van de opgestelde jaarstukken.
• Het maandelijks overmaken van reservegelden naar een spaarrekening.
• Het zorgdragen voor het voldoende verzekeren en verzekerd houden van de gemeenschappelijke delen van het gebouw en/ of het gebouwencomplex conform de akte van splitsing.
• Het afhandelen van alle verzekeringszaken aangaande de gemeenschappelijke delen van de vereniging, met inbegrip van de afwikkeling schademeldingen.
• Het jaarlijks organiseren, bijwonen en notuleren van de algemene ledenvergadering.
• Het binnen twee weken na vergadering opstellen en versturen van de notulen.
• Het regelmatig onderhouden van contact met het bestuur en/ of de diverse commissies van de vereniging.
• Het jaarlijks organiseren, bijwonen en notuleren van de bestuursvergadering.
• Het uitvoeren van actiepunten en besluiten voortvloeiende uit de vergaderingen.
• Het toezicht houden op de naleving van het reglement van splitsing, de akte van splitsing, de tijdens de algemene ledenvergadering genomen besluiten en het vastgestelde Huishoudelijk Reglement.
• Het rekening houdend met de wettelijke bewaartermijn archiveren van stukken van de vereniging.

Contractonderhoud

• Het zo nodig afsluiten en beheren van de onderhoudscontracten ten behoeve van technische installaties en gemeenschappelijke voorzieningen.
• Het controleren en verwerken van ter zake ontvangen facturen.
• Het (steekproefsgewijs) of na signalering, dan wel in overleg met een daartoe aangewezen bestuurs- en/ of commissielid, controleren van de geleverde diensten zoals schoonmaak-werkzaamheden ten behoeve van de gezamenlijke eigenaars.

Groot onderhoud

• Het namens de vereniging laten opstellen van een offerte voor een meerjaren onderhoudsplanning met betrekking tot het te verwachten onderhoud aan het VvE complex gedurende de komende 20 jaar.
• Het jaarlijks eventueel met een technische commissie of het bestuur in samenwerking verrichten van een inspectie van het complex teneinde de meerjaren onderhoudsplanning conform de laatste financiële en technische ontwikkelingen aan te passen.
• Het jaarlijks vervaardigen van een onderhoudsbegroting van het komend jaar te verwachten planmatig onderhoud en de hiervoor benodigde reservering.
• Het aanvragen van offertes op basis van een conform meerjaren onderhoudsplanning onderbouwde werkomschrijving.
• Offertes voor het groot onderhoud worden in het bijzijn van Van der Zeeuw VvE Management en de gekozen leveranciers ter plaatse opgemaakt.
• Het beoordelen en vergelijken van de ontvangen offertes.
• Het namens de vereniging laten opstellen van een offerte voor het begeleiden van het groot onderhoud door een bouwkundig adviesbureau.
• Het ter vergadering inbrengen en bespreken van de ontvangen offertes.
• Het conform vergaderbesluit opdragen van de werkzaamheden.

Ter aanvulling op het Totaal beheer pakket kan door Van der Zeeuw VvE Management indien gewenst een aantal aanvullende diensten ter ondersteuning worden aangeboden tegen een vastgesteld uurtarief en berekend tegen de daadwerkelijk gemaakte uren. Een uren overzichtsstaat zal worden opgenomen in de administratie waardoor het voor de vereniging altijd duidelijk is hoe deze kosten zijn opgebouwd.

De volgende aanvullende diensten kunnen worden geleverd:

• Het verzenden van de uitnodigingen inclusief vergaderstukken van extra vergaderingen.
• Het voorbereiden en voorzitten van de extra vergadering.
• Het bijwonen en notuleren van de extra vergadering.
• Het verzorgen van verzending van de notulen voortvloeiende uit de extra vergadering.